Factuurnummer regels — eigenlijk maar twee
Elke factuur in Nederland moet een uniek nummer hebben dat opvolgend is. Dat zijn de echte regels. De rest — wel of geen jaartal, welke startwaarde, eigen prefix — is aan jou. Hieronder de basis met voorbeelden, plus wat de Belastingdienst écht controleert. FactuurSturen.app houdt de nummerreeks automatisch correct, ook bij jaarwisseling of correcties.
De twee echte regels
Uniek per factuur
Twee facturen mogen nooit hetzelfde nummer hebben. Dat is om verwarring te voorkomen en zodat de Belastingdienst per factuur kan controleren. Dubbele nummers zijn een rode vlag bij een audit.
Opvolgend / sequentieel
De nummers lopen op zonder onverklaarbare gaten. Sla je een nummer over (bv. 042 ontbreekt tussen 041 en 043), dan moet je dat kunnen verklaren. Een tool die automatisch nummert voorkomt dit probleem volledig.
Wat je zelf bepaalt
Wel of geen prefix
Je mag prefixen gebruiken: jaartal (2026-001), bedrijfsnaam-kort (FS-001), klant-categorie (ZAK-001). Of alleen een nummer: 001. Allemaal valide. FactuurSturen.app laat je de prefix instellen.
Startnummer
Je kunt starten op 1, 100, 1000 of een ander nummer. Sommige starters beginnen liever niet bij 001 omdat het amateuristisch oogt — start dan op 100 of zelfs 1000. Mag.
Reset bij jaarwisseling
Met een jaartal-prefix (2026-001, 2026-002, ...) kun je elke 1 januari resetten naar -001. Zonder jaartal-prefix tel je gewoon door. Beide mag.
Aparte reeks voor creditnota's
Veel ondernemers gebruiken een aparte reeks voor creditnota's: CN-2026-001, CN-2026-002. Niet verplicht (creditnota mag ook in de gewone reeks) maar wel overzichtelijker. FactuurSturen.app ondersteunt beide.
Veelgebruikte numbering-schema's
Eenvoudig: 001, 002, 003
Begin bij 001 en tel door, voor altijd. Werkt prima, maar maakt op den duur lange nummers (na 999 wordt het 1000). Geen jaartal in zicht.
Met jaartal-reset: 2026-001
Elk jaar opnieuw bij -001. Voordeel: in je archief zie je direct uit welk jaar een factuur komt. Bij jaarwisseling reset de teller automatisch (in FactuurSturen.app).
Met initialen: FS-2026-001
Voor wie meerdere bedrijfsonderdelen of bedrijven heeft — een prefix maakt direct duidelijk waar de factuur vandaan komt. Vooral handig bij meerdere KvK-inschrijvingen.
Klant-specifiek: ABC-001 voor klant ABC
Sommige ondernemers gebruiken per grote klant een eigen reeks. Niet verplicht en niet aanbevolen (maakt administratie complex), maar mag wel.
Veelgestelde vragen over factuurnummering
Mag ik elk jaar opnieuw bij 1 beginnen?
Ja, mits je nummering daarbinnen uniek en opvolgend blijft. Veel ondernemers gebruiken een jaartal in de prefix (bijvoorbeeld 2026-001) zodat je dat in één oogopslag ziet en de reeks per jaar herstart. Dat is de meest gebruikte en aanbevolen methode.
Wat als ik een nummer oversla?
Je moet kunnen aantonen waarom een nummer ontbreekt. Bij een tool die automatisch nummert komt dat zelden voor. Als het toch gebeurt (bv. een factuur niet gegenereerd door technische fout): noteer in je administratie waarom dat nummer ontbreekt. Bij twijfel: vraag een belastingadviseur. Een paar gaten over jaren is geen ramp, maar systematisch overslaan is een rode vlag.
Kan ik mijn eerste factuurnummer kiezen?
Ja. In de instellingen zet je het startnummer (bijvoorbeeld 100 in plaats van 1). FactuurSturen.app telt vanaf daar automatisch op. Veel starters kiezen 100 of 1000 om "amateurisme" te vermijden — geen probleem, mag.
Wat doe ik bij een verkeerd uitgegeven factuur?
Je mag een verzonden factuur niet zomaar verwijderen of overschrijven — dat geeft een gat in je nummerreeks. Maak in plaats daarvan een creditnota (om de oorspronkelijke te corrigeren), eventueel gevolgd door een nieuwe correcte factuur. Het oorspronkelijke nummer blijft in je administratie staan, met de creditnota erbij gekoppeld.
Mag een factuur met een nummer dat lager is dan een eerder uitgegeven factuur?
In principe nee — de reeks moet opvolgend zijn. In de praktijk: als je per ongeluk een factuur met een verkeerd (lager) nummer hebt verstuurd, is dat geen ramp. Het wordt pas problematisch als er een patroon zit in lage of geantedateerde nummers. Vraag bij twijfel je boekhouder.
Bewaar ik facturen ook als ze zijn vervangen door een creditnota?
Ja. De Belastingdienst eist 7 jaar bewaarplicht op je hele factuur-administratie, inclusief gecorrigeerde facturen en de bijbehorende creditnota's. FactuurSturen.app slaat alles automatisch op — je hoeft niet zelf PDF's te archiveren.
Wat als ik nooit van bedrijfsnaam verander maar wel mijn KvK-nummer wijzigt?
Bij rechtsvorm-wijziging (bv. eenmanszaak → BV) krijg je een nieuw KvK-nummer. De factuurnummering kun je gewoon doortellen of opnieuw beginnen, maar duidelijk vermelden welke entiteit factureert is belangrijk. Vraag je boekhouder hoe hij de overgang het beste verwerkt.
Werkt nummering hetzelfde voor offertes?
Offertes vallen niet onder de strenge factuur-nummerregels. Toch wordt vaak dezelfde discipline aangehouden — uniek en opvolgend — voor je eigen overzicht. In FactuurSturen.app hebben offertes een eigen nummerreeks (bv. OFF-2026-001), gescheiden van facturen.
Hoe geeft FactuurSturen.app het nummer aan een factuur?
Automatisch. Bij elke nieuwe factuur pakt FactuurSturen het volgende nummer in de reeks. Bij creditnota's een eigen reeks. Bij offertes weer een eigen reeks. Reset bij jaarwisseling als je dat hebt ingesteld. Geen denkwerk, geen dubbele nummers, geen gaten.
Disclaimer
Deze uitleg is informatief — voor je specifieke situatie raadpleeg de Belastingdienst (belastingdienst.nl) of een belastingadviseur. FactuurSturen.app helpt je facturen maken, niet je belastingaangifte doen.
Krijg vroege toegang
FactuurSturen.app is bijna klaar. Laat je e-mailadres achter — je hoort het zodra je kunt beginnen.
Wat kost het?
Vanaf €2 per maand. Alle functies in elk plan. Maandelijks opzegbaar.