Hoe maak ik mijn eerste factuur?
Net begonnen, eerste klant geleverd, en nu moet er een factuur uit. Geen idee wat erop moet staan, welk btw-tarief je gebruikt, hoe je hem nummert of of er regels zijn. Geen paniek — het is veel simpeler dan het lijkt. Hieronder uitleg in gewone taal, en daarna laten we zien hoe FactuurSturen het voor je doet zodat je niets vergeet.
Wat moet er op een factuur staan?
Jouw gegevens
Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN. Allemaal verplicht voor een geldige factuur in Nederland.
Klant-gegevens
Naam (van bedrijf óf persoon), adres, eventueel het btw-nummer als je aan een ander bedrijf factureert. Geen e-mailadres nodig op de factuur zelf — die gebruik je om hem te versturen.
Factuurnummer + factuurdatum
Elke factuur krijgt een uniek nummer in oplopende volgorde. Begin bij 001 of bij 2026-001 — kies wat je wilt, maar wees consequent. Datum is de dag dat je hem opmaakt en verstuurt.
Wat je hebt geleverd + bedrag
Per regel: omschrijving (wat heb je gedaan?), aantal, prijs per stuk, btw-tarief, totaal. Onderaan het eindbedrag inclusief btw.
Btw-uitsplitsing
Som van het netto-bedrag, het btw-bedrag (per tarief), en het totaal. Verplicht voor klanten die btw moeten kunnen aftrekken.
Betalingstermijn + IBAN
Wanneer moet er betaald zijn (14, 30 dagen — kies wat je wilt). Op welke rekening (jouw IBAN). Eventueel een betalingskenmerk.
Stap voor stap je eerste factuur
Wat je in volgorde doet om vandaag je eerste factuur te versturen.
1. Verzamel je gegevens
KvK-nummer (staat op je KvK-uittreksel), btw-nummer (krijg je van de Belastingdienst na je inschrijving), je IBAN. Bedenk een bedrijfsnaam zoals die op de factuur komt.
2. Bedenk je nummeringssysteem
De makkelijkste: begin met factuur 2026-001 en tel op naar 2026-002, 003 enz. Bij jaarwisseling reset je naar 2027-001. Of begin gewoon bij 001 en blijf doortellen. Belangrijkste: consequent en oplopend.
3. Beschrijf het werk
Geen vakjargon nodig, gewoon duidelijk. Niet "DVL conform offerte 12-3" maar "Schilderwerk woonkamer, 2 dagen". De klant moet kunnen lezen waar hij voor betaalt.
4. Kies het btw-tarief
21% is standaard. Voor bepaalde diensten (kappers, restaurants, sportles aan particulieren) is het 9%. Voor diensten aan buitenlandse zakelijke klanten meestal 0% met verlegging. Vraag bij twijfel je boekhouder of kijk op de site van de Belastingdienst.
5. Maak de factuur op
Word kan, Excel kan, een tool zoals FactuurSturen kan. Belangrijk: alles van hierboven staat erop. Sla op als PDF (Word: "Opslaan als PDF").
6. Verstuur en bewaar
PDF per e-mail naar de klant, met een korte vriendelijke tekst. Bewaar de PDF voor je administratie — je bent als ondernemer verplicht facturen 7 jaar te bewaren.
Waarom de meeste mensen niet bij Word blijven
Nummering moet je zelf bijhouden
In Word vergeet je nummers, gebruik je dubbele, of mis je er één. Met een tool gebeurt dat niet.
Btw uitrekenen is foutgevoelig
Vooral bij meerdere tarieven of als je inclusief vs exclusief wilt switchen. Een tool doet dat automatisch goed.
Herinneringen vergeet je
Iemand betaalt niet, jij vergeet te herinneren, geld komt te laat binnen. Een tool stuurt automatisch.
Klanten en producten elke keer opnieuw typen
Bij vaste klanten en diensten is dat tijdverlies. Een tool onthoudt ze voor je.
Doe je eerste factuur in 2 minuten met FactuurSturen
Geen leercurve, geen jargon. Schrijf je in voor vroege toegang.
Wat kost het?
Vanaf €2 per maand. Alle functies in elk plan. Maandelijks opzegbaar.