Factuur sjabloon — voor je eerste of laatste factuur
Je zoekt een factuur-sjabloon. Misschien voor één enkele factuur, misschien om vaker te gebruiken. Hieronder eerlijk advies: wat moet erop staan, wanneer is een sjabloon genoeg, en wanneer is een tool sneller. Geen download van een leeg Word-document — wel uitleg waarmee je er zelf een maakt, of begrijpt waarom een tool soms beter past.
Wat moet er op een factuur-sjabloon staan
Bovenaan: jouw gegevens
Bedrijfsnaam, adres, postcode, woonplaats, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, eventueel logo. Alles wat je klant en de Belastingdienst nodig heeft om jou te identificeren.
Klantgegevens
Naam (van bedrijf of persoon), adres, postcode, woonplaats. Voor zakelijke klanten ook het btw-nummer als zij die hebben.
Factuurnummer en factuurdatum
Uniek nummer in oplopende volgorde (bv. 2026-001) en de datum waarop je de factuur opmaakt.
Regel-omschrijving + bedrag
Per dienst of product: omschrijving, aantal, prijs per stuk, btw-tarief, totaal exclusief btw. Voldoende detail dat de klant kan lezen waar hij voor betaalt.
Btw-uitsplitsing onderaan
Totaal exclusief btw, btw-bedrag per tarief, totaal inclusief btw. Verplicht bij elke factuur waar btw op zit.
Betalingstermijn + IBAN
Wanneer er betaald moet zijn (14 of 30 dagen is gangbaar), op welke rekening, eventueel een betalingskenmerk.
Een sjabloon werkt als…
Je maximaal 1-2 facturen per maand stuurt
Voor lage volumes weegt de aanschaf van een tool niet op tegen de tijdwinst. Sjabloon prima.
Je vaste klanten en producten hebt
Als je sjabloon één keer goed staat en je verandert weinig, hoeft hij niet vaak aangepast.
Je geen herinneringen hoeft te sturen
Klanten betalen altijd op tijd? Dan mis je die functie van een tool niet.
Een tool werkt beter als…
Je meer dan 3 facturen per maand stuurt
Tijdwinst van 10-15 minuten per factuur stapelt zich op. Een tool van €2/maand betaalt zich snel terug.
Je nummers, btw en data uit je hoofd kwijt raakt
Sjabloon dwingt je niets af. Een tool houdt nummering bij, rekent btw uit, slaat alles op.
Je herinneringen automatisch wilt
Te laat betaald? Tool stuurt een vriendelijke herinnering — automatisch, op het juiste moment.
Je overzicht wilt: wie heeft betaald, wie niet
Een tool toont je in één scherm welke facturen openstaan. In een sjabloon bestaat dat overzicht niet.
Veelgestelde vragen over factuur-sjablonen
Is een gratis online sjabloon goed genoeg?
Voor één losse factuur kan een online sjabloon (zoals van de KvK of Belastingdienst) werken. Let op: sommige online generators zetten hun logo op je factuur of bewaren je gegevens. Lees voor je iets verstuurt zorgvuldig de voorwaarden.
Is een Word-sjabloon professioneel genoeg?
Als je sjabloon de juiste gegevens bevat en netjes is opgemaakt, is hij prima. Klanten letten meer op wat erop staat (correctheid, helderheid) dan op of het PDF van een tool of van Word komt.
Mag ik mijn eigen factuurnummering verzinnen?
Ja, mits het uniek en oplopend is. 001, 002, 003 mag. 2026-001, 2026-002 mag. FS-2026-001 mag. Belangrijk: nooit dezelfde nummer twee keer, en de reeks moet logisch te volgen zijn voor je administratie en eventuele controle.
Waar haal ik mijn KvK-nummer en btw-nummer?
KvK-nummer staat op je KvK-uittreksel — kun je opvragen op kvk.nl. Btw-nummer (omzetbelasting) krijg je van de Belastingdienst na je inschrijving als ondernemer. Beide staan ook in MijnBelastingdienst Zakelijk als je daar bent ingelogd.
Wat als ik mijn sjabloon eens overschrijf en de vorige factuur kwijt ben?
Veel mensen openen hun vorige factuur, passen aan en slaan op — dan ben je de vorige kwijt. Beter: kopie maken, hernoemen naar het nieuwe factuurnummer, dáár aanpassen. Of: gebruik een tool die elke factuur als losse entiteit bewaart.
Sjabloon te krap geworden?
FactuurSturen maakt het in 2 minuten. Geen leercurve, geen jargon. Schrijf je in voor vroege toegang.
Wat kost het?
Vanaf €2 per maand. Alle functies in elk plan. Maandelijks opzegbaar.